文法上の誤りは見栄えが悪いです。


文法上の誤りに満ちたビジネス文書は、あなたの会社の評判は言うまでもなく、あなたの専門家の評判を損なう可能性があります。そのため、管理者は適切に機能する必要があります文法の知識、スペル、句読点、および他の誰かが行う前に間違いをキャッチする機能。

独自の文法エラーをキャッチするのは難しい場合があります。しかし、少し練習すれば、エラーのマージンを減らし、最終的には会社が正確さとプロ意識のイメージを投影するのに役立ちます。

何を見るべきかを知る

カリフォルニア州レドンドビーチに本拠を置くニュース配信サービスであるSend2PressNewswireの社長であるChristopherSimmonsは、何年にもわたって毎日校正を行ってきました。彼がビジネスリリースで見つけた最も一般的な文法の間違いは次のとおりです。

  • それは対その:'It's'は 'it is'または 'it has'( 'it's raining')の略ですが、 'its'は 'itscoat'のように所有代名詞です。
  • あなたは対あなたです:「You're」は「youare」(「あなたはそのように外出しない」)の略ですが、「your」は「yourcoat」のように所有代名詞です。
  • そこ対彼ら:「そこに」は場所がありますが(「そこに行こう」)、「彼らの」は「彼らのコート」のように複数形の所有代名詞です。
  • 保険と保証:「保険」という用語は保険に関連していますが、「保証」は「確実にする」ことを意味します。したがって、「人々が時間通りにオフィスに到着することを保証する」のではなく、「人々がそこに到着することを保証する」ことになります。
  • 句読点と引用符:直接引用符を文の残りの部分から分離するコンマは、引用符の内側に配置する必要があります。同じことが期間にも当てはまります。疑問符は、引用符の一部である場合にのみ引用符の中に含める必要があります。たとえば、「南東部での売上は第4四半期に好調になるでしょう」と彼は言いました。

    引用符が引用であり、直後に関連する括弧付きの参照が続く場合、句読点は括弧の後に続きますが、終了引用符は実際の引用符のままになります。例:「南東部での売上は第4四半期に好調になる」(XYZレポート、67ページ)。
  • 省略記号(...)と全角ダッシュ(-):省略記号は、テキストから何かが削除されたことを示しており、考えを区切るために使用しないでください。これは、emダッシュの仕事です。ここで、emダッシュは、文の主題を定義するテキストを引き立たせるために使用されます。この文では、「theone」という単語が省略記号に置き換えられました。「このプレゼンテーションを依頼した上司とhellip;が今日ここにいます。」
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あなたの仕事を校正する

スペルチェックではフラグが立てられない可能性があるため、文法エラーを見つけるのは特に難しい場合があります。これが専門家が強調する理由です校正は依然として最高の解毒剤です。 Simmonsは、作業を確認するための次のヒントを提供します。


  • Wordでドキュメントを125%または150%で表示すると、読んでいる内容をよりよく確認でき、エラーをより簡単に見つけることができます。
  • フォントを等幅フォントのCourierに切り替えて、脳の典型的なパターン認識を破ります。これにより、テキストに注意を払う必要があるため、間違いを見つけやすくなります。
  • ただスキミングしないでください。あなたが書いたものを本当に読むために時間をかけてください。
  • 可能であれば、あなたの作品を声に出して読んでください。あなたの聴覚は、あなたが見ないかもしれないエラーを見つけるのに役立ちます。
  • ドキュメントを印刷します。モニターで見逃してしまう紙の間違いを見つけることがよくあります。

あなたの仕事にもう一組目を向けてください

ニューヨークに本拠を置く証券会社の管理アシスタントであるキム・ドイは、数時間待ってから自分の仕事をチェックして新鮮な目で読んでみようとしています。彼女はまた、友人や同僚に、自分が書いたものを再確認して、何かを見逃していないことを確認しています。

プロに相談する

文法上の誤りが最も致命的な場所の1つは、履歴書です。採用マネージャーは、さらに読む前に、あなたが基本的なライティングスキルを持っていることを確認したいと考えています。あなたはそれでいくつかの助けを使うことができますか? Monster's Resume WritingServiceの専門家から無料の履歴書評価を今すぐ入手してください。履歴書の外観と内容のレビュー、採用担当者の第一印象の予測など、2営業日以内に詳細なフィードバックが届きます。